Microsoft SharePoint是一个基于Web的协作平台，它能够帮助组织共享信息、管理文档并进行团队协作。它可以被用作安全的场所来存储、组织、共享和从任何设备访问信息。通过SharePoint，企业可以构建内部网、团队站点、文档管理系统和各种自定义应用程序，从而提高生产力并简化工作流程。

Microsoft SharePoint 简介

Microsoft SharePoint 是一个由微软公司开发的网络应用程序平台，于2001年首次发布。它主要用于文档管理和存储，但其用途远不止于此。 它能够帮助组织创建内部网站，并可以作为安全位置来存储、组织、共享和访问信息。

SharePoint 的核心功能

• 文档管理： 安全地存储、组织、共享和跟踪文档。
• 团队协作： 创建团队站点，方便团队成员协同工作。
• 内容管理： 发布和管理网站内容。
• 工作流自动化： 自动化业务流程，提高效率。
• 业务智能： 分析数据，做出明智的决策。
• 移动访问： 随时随地访问SharePoint站点和内容。

SharePoint 的版本

SharePoint 提供了多个版本，以满足不同规模和需求的组织：

SharePoint Online

作为 Microsoft 365 的一部分，SharePoint Online 是一个基于云的服务。 它提供了一个强大的协作和文档管理平台，无需组织自己管理服务器和基础设施。

SharePoint Online 的优势

• 易于部署和管理
• 自动更新
• 高可用性和可扩展性
• 与其他 Microsoft 365 应用集成

SharePoint Server

SharePoint Server 是一个本地部署版本，组织可以在自己的服务器上安装和运行。 它提供了更多的自定义选项和控制权，但也需要更多的管理和维护工作。

SharePoint Server 的优势

• 完全控制数据和基础设施
• 自定义选项更多
• 满足特定的安全和合规要求

SharePoint Foundation (已停用)

SharePoint Foundation 是一个免费版本，提供基本的协作和文档管理功能。 然而，微软已经停止了对 SharePoint Foundation 的支持，建议用户迁移到 SharePoint Online 或 SharePoint Server。

SharePoint 的主要组件

SharePoint 由多个组件组成，每个组件都有其特定的功能：

列表 (Lists)

列表是SharePoint 中存储结构化数据的方式，类似于数据库表。 它可以用于跟踪任务、联系人、事件等。

库 (Libraries)

库用于存储和管理文档、图片、视频等文件。 SharePoint 提供多种类型的库，例如文档库、图片库和表单库。

网站集 (Site Collections)

网站集是 SharePoint 站点层次结构的顶级容器。 它包含一个或多个站点，并共享相同的管理设置和资源。

网站 (Sites)

网站是 SharePoint 中用于协作和共享信息的场所。 它可以是团队站点、沟通站点或项目站点。

网页 (Pages)

网页用于在 SharePoint 站点上显示内容。 用户可以使用各种 Web 部件（例如文本、图像、视频和列表）来自定义页面。

Web 部件 (Web Parts)

Web 部件是可添加到 SharePoint 页面上的可重用组件。 它们可以用于显示数据、提供用户界面元素或执行其他任务。

SharePoint 的应用场景

SharePoint 可以应用于各种场景，以提高生产力并简化工作流程：

文档管理

SharePoint 提供了一个集中的场所来存储、组织、共享和控制文档。 它可以帮助组织提高文档管理的效率并确保数据安全。

团队协作

SharePoint 可以用于创建团队站点，方便团队成员协同工作。 团队成员可以共享文档、讨论问题、跟踪任务并共同编辑内容。

内容管理

SharePoint 可以用于发布和管理网站内容。 组织可以使用 SharePoint 来创建内部网、外部网站和知识库。

工作流自动化

SharePoint 提供了工作流功能，可以自动执行业务流程。 组织可以使用 SharePoint 来创建审批流程、通知流程和数据同步流程。

知识管理

SharePoint 可以用于创建知识库，方便员工查找和共享知识。 组织可以使用 SharePoint 来收集、组织和发布知识文章、最佳实践和常见问题解答。

SharePoint 的优势

使用 SharePoint 可以为组织带来诸多优势：

• 提高生产力： 通过简化工作流程和提高协作效率，SharePoint 可以帮助组织提高生产力。
• 改善协作： SharePoint 提供了一个集中的场所来共享信息和协同工作，从而改善团队协作。
• 增强知识管理： SharePoint 可以帮助组织收集、组织和共享知识，从而增强知识管理。
• 提高数据安全性： SharePoint 提供强大的安全功能，可以保护组织的数据免受未经授权的访问。
• 降低成本： 通过减少纸张使用、简化流程和提高效率，SharePoint 可以帮助组织降低成本。

SharePoint 的劣势

SharePoint 也存在一些劣势，企业在选择时需要考虑：

• 学习曲线：SharePoint功能强大，但对于新手来说可能需要一定的学习时间。
• 部署和维护：对于本地部署的SharePoint Server，需要专业的IT团队进行部署和维护。
• 定制成本：如果需要高度定制化的功能，可能需要投入额外的开发成本。

SharePoint 与其他工具的比较

SharePoint vs. OneDrive

虽然两者都属于微软产品，但用途不同。 OneDrive 主要用于个人文件存储和同步，而 SharePoint 则侧重于团队协作和文档管理。

SharePoint vs. Google Workspace

Google Workspace (原G Suite) 提供了类似的功能，例如 Google Drive (类似于 OneDrive) 和 Google Sites (可用于创建网站)。 选择哪个平台取决于组织的具体需求和偏好。 SharePoint在文档管理和工作流自动化方面可能更强大，而 Google Workspace 在易用性和协作方面可能更出色。

不同平台的功能对比

功能	SharePoint	Google Workspace
文档管理	强大	良好
团队协作	良好	强大
工作流自动化	强大	有限
易用性	中等	高
价格	取决于订阅计划	取决于订阅计划

SharePoint 入门指南

如果您想开始使用 SharePoint，可以按照以下步骤操作：

1. 选择 SharePoint 版本： 确定您需要 SharePoint Online 还是 SharePoint Server。
2. 创建 SharePoint 站点： 使用 SharePoint Online 或 SharePoint Server 创建一个新站点。
3. 自定义 SharePoint 站点： 添加列表、库、网页和 Web 部件来自定义站点。
4. 邀请团队成员： 邀请团队成员加入站点并分配权限。
5. 开始协作： 开始在 SharePoint 站点上共享信息、协同工作和自动化流程。

SharePoint 最佳实践

以下是一些使用 SharePoint 的最佳实践：

• 规划站点结构： 在创建 SharePoint 站点之前，仔细规划站点结构，确保信息组织良好且易于查找。
• 使用元数据： 使用元数据来标记和分类文档，方便用户查找和过滤。
• 控制访问权限： 仔细控制 SharePoint 站点的访问权限，确保只有授权用户才能访问敏感信息。
• 定期备份数据： 定期备份 SharePoint 数据，以防止数据丢失。
• 培训用户： 为用户提供 SharePoint 培训，帮助他们了解如何有效地使用 SharePoint。

结论

Microsoft SharePoint 是一个功能强大的协作平台，可以帮助组织提高生产力、改善协作、增强知识管理和提高数据安全性。 通过选择合适的 SharePoint 版本、规划站点结构、使用元数据、控制访问权限、定期备份数据和培训用户，组织可以充分利用 SharePoint 的优势，从而实现业务目标。希望本文能帮助您更好的理解和使用SharePoint。

参考资料：Microsoft SharePoint 官网